Système comptable : Concepts de bases

Système comptable

Un système comptable est un ensemble de procédure comptables qui intègrent les modalités de production et de contrôle de la production de l’information comptable. Tout système comptable doit tenir compte de la normalisation comptable en vigueur.

L’objectif d’un système comptable est de :

1. Permettre un enregistrement des transactions ;
2. Donner les principes de synthèse desdites transactions à des formes agrégées ;
3. Créer des rapports normalisés que les utilisateurs peuvent lire, interpréter, contrôler et analyser.

Une entreprise a besoin d’un système comptable de la bonne taille pour répondre ses exigences. En outre, le système comptable doit être bien conçu pour qu’il vous donne les informations dont l’entreprise a besoin.

Au fur et à mesure qu’une entreprise croît, la complexité du système comptable nécessaire augmente.

Si vous gérez votre entreprise individuelle qui fait 10 transactions par jour, un petit bloc note est sans doute suffisant. Cependant, pour gérer une multinationale avec des transactions complexes et plusieurs implantations géographiques, un système plus ordonné commence à prendre son importance.

Même si un système de comptabilité n’est pas synonyme de logiciel informatique, au fur et à mesure que l’entreprise croît, un système informatisé s’impose.

Les logiciel comptables sont très nombreux et leurs coût peuvent varier de quelques milliers à des millions de dirhams.

Principe de la partie double : Base de tout système comptable

Le CGNC prévoit parmi les structures fondamentales de la comptabilité, l’obligation de tenir la comptabilité en « partie double ». Ceci signifie que chaque écriture doit :

• Avoir un débit et un crédit
• Le montant du débit et du crédit doit s’équilibrer

L’entreprise doit saisir chaque transaction qu’elle effectue deux fois dans le système comptable. Attention, ceci ne veut pas dire que nous tenons deux jeux de livres. Ceci veut seulement dire que chaque écriture touche au moins deux comptes différents :

• Premièrement, un (ou plusieurs) compte qui explique d’où l’argent vient ;
• Deuxièmement, un (ou plusieurs) compte qui explique où l’argent va.

Tout cela vous paraît un peu compliqué ? C’est l’heure de donner un exemple donc.

Imaginons qu’une entreprise prélève un montant de son compte bancaire pour payer le salaire d’un de ses salariés. Il s’agit-là d’une transaction qu’il faut transcrire en termes comptables. La partie double signifie que nous devons inscrire deux lignes en comptabilité. Dans ce cas, nous allons :

• Créditer le compte bancaire pour le montant du salaire prélevé ;
• Débiter le compte charges de personnel pour le montant du salaire payé.

Il est naturel que les deux montants soient équivalents à la virgule près. On parle alors d’une écriture équilibrée. Et c’est ce que nous appelons : « La partie double ».

Quand on y réfléchit un peu, c’est très naturel. Toute augmentation d’un emploi d’une entreprise emporte forcément:

• Une réduction d’un autre emploi (baisse de la caisse lorsqu’on achète un stock)
• L’augmentation d’une ressource (par exemple, nous avons une dette si on achète à crédit)

La comptabilité consiste juste à retranscrire ces impacts sur les différentes catégories dans le respect d’une convention donnée.

Catégorisation des écritures comptables : Le plan comptable

Comme nous l’avons déjà évoqué dans l’article Comptabilité : C’est quoi ?, les écritures comptables permettent de classifier les transactions de l’entreprise dans plusieurs catégories. Ces catégories sont les suivantes :

• Actifs : Ce qu’une entreprise possède ou ce qui lui est dû. Il s’agit par exemple des biens immobiliers, équipements, argent liquide, stocks, comptes débiteurs, et des brevets et les droits d’auteur.
• Passifs : Ce qu’une entreprise doit. Par exemple, les dettes, les impôts, les comptes créditeurs et les réclamations de garantie.
• Capitaux propres : L’argent que les propriétaires ou les actionnaires ont investi dans l’entreprise. plus leurs droits accumulés sur les actifs de l’entreprise. également connu sous le nom de capitaux propres du propriétaire ou des actionnaires, selon la façon dont l’entreprise est organisée.

Ces trois premières catégories se synthétisent à chaque arrêté comptable dans un état que l’on appelle le bilan.

• Charges : L’argent que l’entreprise dépense pour réaliser ses activités. Il s’agit par exemple des achats de marchandises, salaires, impôts et intérêts des emprunts
• Produits : L’argent que l’entreprise tire de la réalisation de ses activités par exemple le chiffre d’affaires.

Ces deux catégories permettent de préparer le compte de résultat.

Chaque écriture comptable touche forcément une de ces 5 catégories sans exceptions.

Le plan comptable

Cependant, pour donner plus de détails chacune de ces catégories se subdivise en autant de catégories que nécessaire. Ainsi, les actifs se divisent en :

• Immobilisations qui sont les actifs à long termes de l’entreprise. Ces actifs se divisent eux même en terrains, constructions, matériels de transport,…
• Stocks qui se divisent, par exemple, en stocks de matière de premières, stocks de pièces ou encore stocks de marchandises
• Trésorerie : caisses, banques …

Aussi les passifs vont se diviser en emprunts à long terme, dettes fournisseurs, …

Le plan comptable correspond à la nomenclature permettant de codifier chacune de ces catégories. De ce fait, le plan comptable constitue une référence qui permet de donner à chacune de ces sous-catégories un : numéro de compte.

Ainsi, chacune des catégories correspond à une classe comptable :

• Capitaux propres et financement permanents : Classe 1
• Actifs immobilisés : Classe 2
• Actifs circulants (stocks et créances à court terme) : Classe 3
• Passifs circulants (dettes à court terme) : Classe 4
• Trésorerie : Classe 5
• Charges : Classe 6
• Produits : Classe 7

Les procédures comptables : troisième élément du système comptable

Pour compléter le socle du système de comptabilité, toute entreprise doit disposer de procédures comptables. Les procédures comptables comprennent :

Tout d’abord, les règles de base

Le CGNC prévoit les règles minimales qu’un système comptable doit prévoir à savoir :

• Première règle : l’entreprise doit tenir la comptabilité en monnaie nationale ;
• Deuxième règle : le principe de la partie double doit être respecté
• Troisième règle : la comptabilité doit s’appuyer sur les pièces justificatives qui doivent être gardées et classées en guise de preuve de la comptabilité
• Quatrième règle : l’entreprise doit comptabiliser les écritures dans un ordre chronologique
• Cinquième règle : le système comptable doit prévoir une cascade des étapes de synthèse
• Sixième règle : la comptabilité doit permettre un contrôle fiable qui permet la prévention des fraudes et la protection des actifs
• Septième règle : le système comptable doit permettre pour chaque enregistrement comptable d’en connaître :
  • D’abord, l’origine,
  • Ensuite, le contenu,
  • Aussi, l’imputation par nature, et la qualification sommaire,
  • Enfin, la référence de la pièce justificative

Ensuite, la structure des livres comptables

Les livres comptables que l’entreprise doit préparer sont une partie importante du système comptable. Le CGNC prévoit certains livres obligatoirement à tenir par toute entreprise. Il s’agit, en effet, de :

• D’abord, le manuel de procédure comptable qui décrit l’organisation comptable et les modalités de la comptabilité ;
• Ensuite, le livre journal dans lequel l’entreprise enregistre les opérations quotidienne (peut être tenu de manière informatique) ;
• Par ailleurs, le grand-livre qui regroupe compte par compte les écritures comptables et permet le suivi des comptes. En pratique, le grand livre et le livre journal comportent les mêmes écritures. La différence réside dans le fait que :
  • Le livre journal présente les écritures dans l’ordre de comptabilisation
  • Le Grand livre présente les écritures dans l’ordre de la nomenclature des comptes. Il permet de calculer les soldes compte par compte ce qui sera synthétisé sous forme de balance.
• En outre, la balance générale qui constitue une synthèse des soldes compte par compte.
• Enfin, le livre d’inventaire qui retranscrit les états de synthèse (sous une forme prévue par la loi).

Le CGNC autorise les entreprises à décomposer le livre journal et le grand livre en journaux auxiliaires si les besoins de l’entreprise l’exigent.

Enfin, les schémas comptables et les procédures d’enregistrement

Comme nous l’avons précisé ci-haut, chaque écriture doit respecter le principe de la partie double. Les schémas d’écriture est la composante du système comptable qui permet de déterminer pour chaque compte quand il doit être débité et quand il doit être crédité.

Ainsi, par exemple :

• les comptes d’actif et de charges sont mouvementés au débit pour constater les augmentations et au crédit pour constater les diminutions ;
• A contrario, les comptes de passif et de produits sont mouvementés en sens inverse des comptes d’actif ;

Image par Hugo Hercer de Pixabay

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